ステップ3:情報化の進め方

• 受注入力の工数を削減したいので、注文をデータでください。
• 仕入、検品を合理化したいので納品情報が欲しい。
• 毎月の売掛残を照合したいので支払データもらえますか?
• POSシステムにマスタを登録したいので商品データください。
• 在庫確認を毎回電話で問い合わせるのが大変だから定期的に在庫情報を公開してください。

など、どこの部分をデータ交換するのか決めましょう！

手段・方法

最近は、インターネットがかなり普及していますが、お互いにどの手段でデータ交換するのか決める必要があります。
例として、

• ホストコンピューター同士で公衆回線(電話線)で行う方法
• インターネットを利用して、メールやファイル転送(FTP)などで行う方法

タイミング

手段が決まったら、次に「いつ」その情報を交換するのか決める必要があります。
例として、

• 注文データは毎日10:00に送る
• 在庫は常に最新の情報を取りに行くので、いつでも取れるようにする
• 商品情報は新商品が発売になる都度、送るなどです。

但し、手段は外部媒体で毎日郵送するなどは現実的でないので、交換手段と併せて決めましょう。

データフォーマット

手段やタイミングが決まりましたら、最後にデータフォーマットを決めます。 たとえば、ホストで受けるのかパソコンで受けるのかで、データ形式が異なります。 お互いがどのような装置で行うのか決めてください。 また、データフォーマットの形式や項目は標準化されています。(マニュアル参照)

その項目にどのようなデータを入れるのかは、最初にお互いに取り決める必要があります。

例として、

「受発注データの出荷先コード」には、お店のコードを入れますので、そこに送ってください。 」
「お店のコードは、東京店が「01」、大阪店が「02」・・・です。」

などです。